Politika zasebnosti portala Prepis.si

1. Uvod

Prepis.si je spletna aplikacija za pomoč terapevtom, psihoterapevtom, svetovalcem in drugim strokovnjakom pri prepisovanju zvočnih posnetkov terapevtskih, svetovalnih ali podobnih strokovnih srečanj.

Ker lahko takšna srečanja vsebujejo zelo osebne in občutljive podatke, zasebnost obravnavamo kot osnovni pogoj za uporabo storitve, ne kot dodatno funkcijo.

2. Kdo upravlja portal Prepis.si

Portal Prepis.si je trenutno beta projekt v osebnem upravljanju.

Za vprašanja glede varstva osebnih podatkov nas lahko kontaktirate na: info@prepis.si.

Ko bo za portal ustanovljen oziroma določen pravni subjekt, bo ta politika zasebnosti ustrezno posodobljena z nazivom, naslovom in drugimi podatki upravljavca.

3. Komu je Prepis.si namenjen

Prepis.si je namenjen predvsem strokovnjakom, ki pri svojem delu vodijo pogovore, srečanja ali obravnave in želijo zvočni posnetek pretvoriti v besedilni prepis.

Storitev je lahko uporabna za:

• psihoterapevte,
• psihologe,
• svetovalce,
• supervizorje,
• druge strokovnjake, ki zakonito obdelujejo zvočne posnetke in zapise svojih srečanj.

Uporabnik Prepis.si je odgovoren, da storitev uporablja samo za namene, za katere ima ustrezno pravno podlago.

4. Naša vloga pri obdelavi podatkov

Pri obdelavi osebnih podatkov nastopamo v dveh različnih vlogah.

4.1 Prepis.si kot upravljavec

Kot upravljavec obdelujemo podatke, ki so potrebni za delovanje uporabniškega računa, zagotavljanje storitve, podporo uporabnikom, varnost, plačila in komunikacijo z uporabniki.

To vključuje na primer podatke o uporabniku, prijavi, naročnini, plačilu in tehnični uporabi aplikacije.

4.2 Prepis.si kot obdelovalec

Kadar uporabnik v aplikacijo naloži ali posname zvočni posnetek srečanja, ustvarja prepis ali hrani zapiske, Prepis.si praviloma nastopa kot obdelovalec podatkov v imenu uporabnika.

V takem primeru je uporabnik, na primer terapevt ali organizacija, upravljavec osebnih podatkov svojih klientov oziroma pacientov. Uporabnik odloča, katere podatke bo vnesel v Prepis.si, za kakšen namen jih bo obdeloval in koliko časa jih bo hranil.

Prepis.si te podatke obdeluje samo zato, da uporabniku zagotovi naročeno funkcionalnost.

5. Katere podatke obdelujemo

Glede na način uporabe lahko obdelujemo naslednje vrste podatkov.

5.1 Podatki o uporabniškem računu

Obdelujemo lahko:

• ime in priimek,
• e-poštni naslov,
• podatke o prijavi,
• državo in jezikovne nastavitve,
• podatke o naročnini,
• podatke o komunikaciji s podporo.

5.2 Podatki pri prijavi z Google ali Microsoft računom

Če se uporabnik prijavi z Google ali Microsoft računom, lahko od izbranega ponudnika prejmemo osnovne podatke, potrebne za prijavo, kot so:

• ime,
• e-poštni naslov,
• identifikator uporabniškega računa pri ponudniku,
• podatek, da je bila prijava uspešna.

Gesla za Google ali Microsoft račun ne prejmemo in jih ne hranimo.

5.3 Plačilni podatki

Plačila obdelujemo prek ponudnika Stripe.

Prepis.si ne hrani celotnih številk plačilnih kartic. Stripe lahko obdeluje podatke, ki so potrebni za izvedbo plačila, preprečevanje zlorab, izdajo računov in izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

V Prepis.si lahko hranimo podatke o statusu naročnine, plačilnem paketu, znesku, datumu plačila in identifikatorju plačila.

5.4 Zvočni posnetki

Uporabnik lahko v Prepis.si naloži ali posname zvok za namen prepisa.

Zvočni posnetek se uporabi za pretvorbo govora v besedilo. Pri neplačljivih uporabnikih se zvočni posnetki po obdelavi izbrišejo.

Pri plačljivih uporabnikih bo mogoče izbrati med:

• takojšnjim izbrisom po prepisu,
• hrambo do 7 dni,
• hrambo do 30 dni.

Po izteku izbranega roka se zvočni posnetek izbriše, razen če mora biti začasno ohranjen zaradi tehničnih, varnostnih ali zakonskih razlogov.

5.5 Prepisi, zapiski in vsebina srečanj

Prepis lahko vsebuje osebne podatke uporabnika, klienta, pacienta ali tretjih oseb, ki so omenjene v pogovoru.

Takšni podatki lahko vključujejo tudi občutljive podatke, na primer podatke o zdravju, duševnem stanju, osebnih okoliščinah, družinskih odnosih, spolnem življenju, prepričanjih ali drugih zasebnih okoliščinah.

Prepisi in zapiski se hranijo, dokler jih uporabnik ne izbriše ali dokler ne izbriše uporabniškega računa, razen če je drugače dogovorjeno ali zahtevano z zakonom.

5.6 Tehnični in varnostni podatki

Za delovanje in varnost storitve lahko obdelujemo:

• IP naslov,
• čas prijave,
• podatke o napravi in brskalniku,
• dnevniške zapise o uporabi aplikacije,
• podatke o napakah,
• varnostne dogodke,
• osnovne podatke o uporabi funkcij.

Te podatke uporabljamo za zagotavljanje varnosti, preprečevanje zlorab, odpravljanje napak in vzdrževanje stabilnosti storitve.

Ne uporabljamo orodij za analitiko, sledenje vedenju uporabnikov ali snemanje uporabniških sej znotraj aplikacije.

6. Posebne vrste osebnih podatkov

Vsebina terapevtskih ali svetovalnih srečanj lahko vsebuje posebne vrste osebnih podatkov. To so podatki, ki jih zakon posebej varuje, na primer podatki o zdravju, duševnem stanju, spolnem življenju, osebnih stiskah ali drugih občutljivih okoliščinah.

Prepis.si takšnih podatkov ne zahteva zaradi lastnih namenov. Obdeluje jih samo takrat, ko jih uporabnik vnese, naloži ali ustvari pri uporabi storitve.

Uporabnik je odgovoren, da ima za snemanje, nalaganje in obdelavo takšnih podatkov ustrezno pravno podlago.

7. Namen obdelave podatkov

Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

• ustvarjanje in upravljanje uporabniškega računa,
• omogočanje prijave v aplikacijo,
• pretvorbo zvočnih posnetkov v besedilo,
• prikaz, urejanje in hrambo prepisov,
• delovanje naročnin in plačil,
• komunikacijo z uporabniki,
• podporo uporabnikom,
• odpravljanje napak,
• zagotavljanje varnosti aplikacije,
• preprečevanje zlorab,
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti,
• izboljševanje stabilnosti in uporabnosti storitve brez uporabe vsebine srečanj za učenje AI modelov.

8. Pravne podlage za obdelavo

Podatke obdelujemo na različnih pravnih podlagah, odvisno od vrste podatkov in namena obdelave.

8.1 Izvajanje pogodbe

Podatke obdelujemo, kadar je to potrebno za zagotavljanje storitve uporabniku. To vključuje ustvarjanje računa, prijavo, uporabo aplikacije, prepisovanje zvoka, prikaz prepisov in upravljanje naročnine.

8.2 Zakoniti interes

Nekatere podatke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa, na primer za varnost aplikacije, preprečevanje zlorab, odpravljanje napak, zaščito pravic in dokazovanje pravilnega delovanja storitve.

Pri tem pazimo, da takšna obdelava ne posega nesorazmerno v pravice in svoboščine posameznikov.

8.3 Zakonske obveznosti

Nekatere podatke moramo hraniti zaradi zakonskih obveznosti, na primer računovodskih, davčnih ali drugih predpisov.

8.4 Privolitev

Kadar je za določeno obdelavo potrebna privolitev, jo mora uporabnik pridobiti pred uporabo storitve.

To je posebej pomembno pri snemanju terapevtskih, svetovalnih ali drugih zaupnih pogovorov. Uporabnik mora posameznika jasno obvestiti, da se pogovor snema oziroma prepisuje, zakaj se to počne, kje se podatki obdelujejo in kakšne pravice ima posameznik.

9. Obdelava podatkov mladoletnih oseb

Prepis.si lahko vsebuje podatke mladoletnih oseb, če jih uporabnik zakonito vnese ali obdela v okviru svojega strokovnega dela.

Uporabnik je odgovoren, da pri obdelavi podatkov mladoletnih oseb zagotovi ustrezno pravno podlago, obveščanje in, kadar je potrebno, privolitev staršev, skrbnikov ali drugih zakonitih zastopnikov.

Prepis.si ne preverja starosti klientov ali pacientov in z njimi praviloma nima neposrednega razmerja.

10. Uporaba umetne inteligence in modelov za prepis

Prepis.si uporablja tehnologijo za pretvorbo govora v besedilo. To pomeni, da se zvočni posnetek obdela z namenom izdelave prepisa.

Vsebina srečanj se uporablja samo za funkcije, ki jih uporabnik izrecno sproži, kot je prepis zvoka.

Vsebina zvočnih posnetkov, prepisov in zapiskov se ne uporablja za:

• učenje AI modelov,
• izboljševanje AI modelov,
• fino nastavljanje modelov,
• ustvarjanje splošnih podatkovnih zbirk,
• oglaševanje,
• profiliranje klientov ali pacientov,
• prodajo tretjim osebam.

Modeli in tehnični sistemi, ki sodelujejo pri prepisu, podatkov ne smejo uporabljati za svoje samostojne namene.

Prepis.si ne sprejema samostojnih strokovnih, terapevtskih, zdravstvenih ali diagnostičnih odločitev. Prepis je pomoč uporabniku, ne nadomestilo za strokovno presojo.

Uporabnik mora vsak prepis preveriti, popraviti in presoditi sam.

11. Avtomatizirano odločanje

Prepis.si ne izvaja avtomatiziranega odločanja, ki bi imelo pravne ali podobno pomembne učinke za uporabnika, klienta ali pacienta.

Aplikacija lahko samodejno pripravi tehnični rezultat, kot je prepis govora, vendar ta rezultat ne pomeni diagnoze, strokovne ocene ali terapevtskega priporočila.

12. Hramba podatkov

Podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani, ali toliko časa, kolikor to zahteva zakon.

12.1 Uporabniški račun

Podatke o uporabniškem računu hranimo, dokler ima uporabnik aktiven račun. Po izbrisu računa se podatki izbrišejo ali anonimizirajo, razen podatkov, ki jih moramo hraniti zaradi zakonskih obveznosti ali varnostnih razlogov.

12.2 Zvočni posnetki

Pri neplačljivih uporabnikih se zvočni posnetki po izdelavi prepisa izbrišejo.

Pri plačljivih uporabnikih se zvočni posnetki hranijo glede na izbrano nastavitev:

• takojšnji izbris po prepisu,
• hramba do 7 dni,
• hramba do 30 dni.

Po izteku izbranega roka se posnetek izbriše.

12.3 Prepisi in zapiski

Prepisi in zapiski se hranijo, dokler jih uporabnik ne izbriše ali dokler ne izbriše uporabniškega računa.

12.4 Varnostne kopije

Izbrisani podatki so lahko še kratek čas prisotni v varnostnih kopijah ali tehničnih dnevnikih. Dostop do teh podatkov je omejen, podatki pa se izbrišejo ali prepišejo v skladu z običajnimi cikli varnostnega kopiranja.

13. Deljenje podatkov s tretjimi osebami

Osebnih podatkov ne prodajamo.

Podatke lahko delimo samo, kadar je to potrebno za delovanje storitve, izpolnjevanje zakonskih obveznosti ali zaščito pravic in varnosti.

Uporabljamo lahko naslednje kategorije ponudnikov:

• ponudnike gostovanja v EU,
• ponudnike transkripcije oziroma obdelave zvoka,
• ponudnike prijave z Google in Microsoft računom,
• ponudnika plačil Stripe,
• ponudnike e-pošte,
• tehnične ponudnike za vzdrževanje, varnost in delovanje aplikacije.

S ponudniki sodelujemo samo v obsegu, ki je potreben za zagotavljanje storitve. Kjer je potrebno, se z njimi sklenejo ustrezni dogovori o obdelavi osebnih podatkov.

14. Prenosi podatkov izven EU oziroma EGP

Osnovno gostovanje podatkov je v Evropski uniji.

Če bi pri določenem ponudniku prišlo do prenosa podatkov izven Evropske unije ali Evropskega gospodarskega prostora, se tak prenos izvede samo, če za to obstaja ustrezna pravna podlaga in ustrezni zaščitni ukrepi, kot so standardne pogodbene klavzule, odločba o ustreznosti ali drug mehanizem, ki ga dovoljuje GDPR.

Uporabnike bomo o pomembnih spremembah pri lokaciji obdelave podatkov ustrezno obvestili.

15. Varnost podatkov

Za varovanje podatkov uporabljamo tehnične in organizacijske ukrepe, ki so primerni glede na naravo podatkov in tveganja obdelave.

Ti ukrepi lahko vključujejo:

• omejen dostop do podatkov,
• uporabo varnih povezav,
• nadzor dostopov,
• ločevanje uporabniških podatkov,
• varnostno kopiranje,
• beleženje pomembnih varnostnih dogodkov,
• redno posodabljanje aplikacije,
• omejevanje dostopa do produkcijskega okolja,
• izbiro ponudnikov, ki zagotavljajo ustrezne varnostne standarde.

Kljub temu noben sistem ni popolnoma varen. Uporabnik je odgovoren tudi za varno uporabo svojega računa, močno geslo, varovanje dostopa do e-pošte in previdnost pri deljenju občutljivih vsebin.

16. Podpora uporabnikom

Podporo nudimo prek e-pošte na naslovu info@prepis.si.

Uporabnikom svetujemo, naj po e-pošti ne pošiljajo zvočnih posnetkov, celotnih prepisov, podatkov klientov, zdravstvenih podatkov ali drugih občutljivih vsebin, razen če je to nujno potrebno za rešitev konkretne težave.

Če za podporo potrebujemo vpogled v tehnične podatke, bomo dostop omejili na najmanjši potreben obseg.

17. Pravice posameznikov

V skladu z veljavno zakonodajo imajo posamezniki določene pravice glede svojih osebnih podatkov.

Te pravice lahko vključujejo:

• pravico do dostopa do podatkov,
• pravico do popravka netočnih podatkov,
• pravico do izbrisa podatkov,
• pravico do omejitve obdelave,
• pravico do ugovora,
• pravico do prenosljivosti podatkov,
• pravico do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi,
• pravico do pritožbe pri nadzornem organu.

Če ste uporabnik Prepis.si, nam lahko pišete na info@prepis.si.

Če ste klient, pacient ali druga oseba, katere podatke je v Prepis.si vnesel uporabnik, se praviloma najprej obrnite na tega uporabnika, saj je ta običajno upravljavec vaših podatkov. Če se obrnete neposredno na nas, bomo vašo zahtevo obravnavali v skladu z našo vlogo in po potrebi sodelovali z uporabnikom kot upravljavcem.

18. Pritožba pri nadzornem organu

Če menite, da so bili vaši osebni podatki obdelani nezakonito, imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.

V Sloveniji je pristojni organ:

19. Obveznosti uporabnika

Uporabnik mora Prepis.si uporabljati zakonito, strokovno in odgovorno.

Uporabnik je posebej odgovoren, da:

• ima ustrezno pravno podlago za snemanje in obdelavo pogovorov,
• posameznike ustrezno obvesti o snemanju in prepisovanju,
• pridobi privolitev, kadar je potrebna,
• zagotovi posebno skrb pri obdelavi podatkov mladoletnih oseb,
• ne nalaga podatkov, za katere nima pravice obdelave,
• preveri in po potrebi popravi vsak prepis,
• ne uporablja prepisa kot samostojne strokovne ocene ali diagnoze,
• izbriše podatke, ko jih ne potrebuje več,
• varuje dostop do svojega uporabniškega računa.

20. Piškotki in analitika

Prepis.si trenutno ne uporablja analitike za sledenje uporabnikom in ne uporablja orodij za snemanje uporabniških sej.

Aplikacija lahko uporablja nujne tehnične piškotke oziroma podobne tehnologije, ki so potrebne za prijavo, varnost in delovanje storitve.

Če bomo v prihodnje uvedli nenujne piškotke, analitiko ali podobne tehnologije, bomo uporabnike o tem obvestili in po potrebi pridobili ustrezno privolitev.

21. Beta različica storitve

Prepis.si je trenutno v beta fazi. To pomeni, da se lahko funkcije, tehnični ponudniki, nastavitve hrambe in način delovanja še spreminjajo.

Pri spremembah bomo pazili, da se raven varstva osebnih podatkov ne zniža brez ustreznega obvestila uporabnikom. Če bo sprememba bistveno vplivala na obdelavo osebnih podatkov, bomo politiko zasebnosti posodobili.

22. Spremembe politike zasebnosti

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo.

Veljavna različica bo objavljena na portalu Prepis.si. Pri pomembnih spremembah lahko uporabnike obvestimo tudi po e-pošti ali z obvestilom v aplikaciji.

23. Kontakt

Za vprašanja, zahteve ali pomisleke glede zasebnosti nam pišite na: info@prepis.si.